5 reguli de organizare eficientă a email-ului

Email-ul este una dintre cele mai folosite metode de comunicare online și principala modalitate de comunicare în mediul de afaceri. Dar, în ciuda beneficiilor sale, are un enorm dezavantaj: pentru că fluxul de email este constant, există riscul de supraîncărcare. Inboxul devine atât de plin încât nu mai știi cu ce să începi și riști să pierzi din vedere informații sau sarcini importante.

Prin urmare, există trei probleme de rezolvat:

• Fluxul de emailuri noi
• Organizarea mesajelor
• Prioritizarea sarcinilor

Iată câțiva pași care te vor ajuta să te organizezi mai bine:

1. Folosește un cont / client de email care suportă filtre, tag-uri și smart folders (dosare inteligente 🙂 ).

2. Elimină elementele inutile din interfața actuală:

– Filtrele pre-existente

– Foldere pe care nu le folosești

3. Prima regula a unei bune organizări este: Toate email-urile primite trebuie să ajungă în Inbox și toate email-urile trimise rămân in Sent.

Există o singură excepție de la această regulă: poți folosi foldere și filtre pentru email-urile automate. Din această categorie fac parte email-urile care nu sunt importante, nu sunt urgente și nu necesită un răspuns imediat din partea ta.

Poți să creezi un folder numit Automatic în care să pui diverse sub-foldere în funcție de nevoie. Un exemplu de astfel de arbore este:

4. Acum poți crea tag-uri in functie de acțiunile pe care le faci cel mai des. De exemplu eu folosesc următoarele tag-uri:

• Urgent
• Important
• De răspuns
• De urmărit
• To Do

Care este scopul lor? Cu ele vei marca fiecare email în funcție de cum vrei să acționezi în continuare.

Iată un algoritm simplu de lucru cu email-urile:

• Se citesc foarte rapid toate email-urile necitite din Inbox
• Se adaugă un tag corespunzător acțiunii dorite pentru fiecare email
• Email-urile care nu necesită nicio acțiune, se marchează ca citite
• Se caută email-urile marcate cu Urgent și se răspunde
• Se cauta email-urile marcate ca Important și se răspunde
• În timpul rămas procesează celalalte tag-uri

5. Pentru a ușura procesul de căutare a email-urilor marcate cu tag-uri sunt utile smart folders. Acestea sunt foldere în care se salvează automat mesajele care corespund criteriilor de căutare stabilite de tine.

Același tip de folder se poate folosi și pentru grupate email-urile după expeditor. Asta ajută cel mai mult atunci când vrei să urmăresti comunicarea cu o anumită persoană.

Pe scurt iată ce trebuie să reții:

1. Folosește un client de mail care își permite să te organizezi eficient
2. Folosește cât mai puține filtre
3. Lasă toate email-urile în Inbox
4. Marchează email-urile cu tag-uri ca să le poți prioritiza
5. Folosește smart folders ca să găsești ușor orice mesaj

Cel mai important: folosește cu încredere funcția de căutare!